Signing in & passwords

Go to your town's website and sign in with the email and password given to you. The first time you sign in with a temporary password, you'll be asked to pick a new one.

Forgot your password?

You can't reset your own password from the sign-in screen yet. Ask your utility administrator (or Auto Secure Login support, if you are the administrator) to issue you a new temporary password.

Clerk portal — customers, bills, work orders

Finding a customer

Type whatever you have into the search box at the top of the Customers tab. You do not need the whole thing, and you do not need to know which kind of thing it is — the same box searches all of it:

• Part of a name. "Aber" finds Abernathy. The full name works too, in either order — "Dolores Abernathy" and "Abernathy Dolores" both find her.
• Part of a phone number, punctuated however you like. If the caller reads out "555-0148", type that. If your list has it as (719) 555-0148 or 7195550148, those find the same person. Only the digits are compared, so the dashes and brackets never matter.
• Part of an address — the street they live on, the town, or the ZIP code. Both the service address and the mailing address are searched.
• Part of the account number, as printed on the bill.
• Part of an email address.
• The number printed on a trash cart or a roll-off container. Read it off the tag and type it in — you get the household it is at. It also works for a cart that has already been collected, which is the case you cannot answer by looking at the cart: the movement log remembers whose driveway it came out of. The result says which cart or container matched, so you can tell a real answer from a coincidence.

Click the customer's name to open their file. That is where the balance, the invoices, the notes, and the history of who worked on the account all are.

Correcting a customer's details

Open their file by clicking their name, then press Edit information. You can change the name, the business name, the phone number, the email, the mailing address, the preferred language, whether they get a paper bill, and whether the account is active, inactive, or in collections.

Leaving a box empty clears it. That is deliberate — a phone number that no longer works should be removable, not stuck there for ever.

Every change is recorded against the account, so the history on their file shows who changed what and when.

Anywhere else you need to pick a customer

Recording a payment, delivering a tote, booking a dumpster, booking an appointment — all of these use the same search box rather than a long list to scroll. Start typing, then either click the person you want or press the down arrow and Enter. You cannot save these forms without actually choosing somebody from the list; typing a name that matches nobody is not a selection.

Adding a new customer

1. Fill in their account number, name, and contact info.
2. Enter their service address — this is where the water/sewer/trash service actually is.
3. If bills should go somewhere else (a PO box, a landlord, an out-of-town owner), check "Bills go to a different mailing address" and fill that in too.
4. Check the boxes for which services they're signing up for (water, sewer, trash).
5. Click Add customer.

Understanding a customer's balance

When you open a customer, you'll see one of three things right at the top:

• "Owes $X" — they have an unpaid balance.
• "Credit on file: $X" — they've paid ahead (prepaid), and that amount will automatically be applied to their next bill.
• "Account settled" — nothing owed, no credit.

Recording a payment

To pay down a specific bill, find that invoice in their Invoices list and click "Record payment." To record a payment that isn't tied to one bill — like a customer prepaying before they even have a bill yet — use the "Record a payment / prepayment" button near the top of their record instead.

Adjusting a bill

Click "Adjust" next to any invoice. Enter a dollar amount (positive to add a charge, negative to issue a credit) and a reason — the reason is required and goes in the permanent audit log, so be specific ("meter misread, corrected 7/28" is better than "fix").

Usage charts

Every customer's record now shows a small pie chart (their most recent bill, broken down by water/sewer/trash) and a bar chart of their usage history — handy for explaining "why is my bill higher this month" conversations.

Work orders & routes

Use the Work Orders tab to assign a meter read, repair, inspection, etc. to a field worker. Use the Routes tab to group multiple stops into one route for a worker or vehicle to follow in order.

Council / mayor portal

Meeting notes: write up notes from a meeting, save as a draft, and publish when you're ready — published notes show up on the town's public website automatically.

Resident lookup: search any resident by name, account number, phone, or email to see their contact info, services, and balance — useful for answering a resident's question during or after a meeting.

Town blog: post text updates to the public site. Photos and videos are a separate paid feature that has to be turned on by Auto Secure Login first — if you try to attach a photo and it's not working, that's why.

Field worker portal

Clock in / clock out: tap the button at the top before you start work, and again when you're done. This matters for two reasons: it's how your hours get paid, and it's what turns on location sharing.

On-duty location: clocking in starts location reporting automatically so authorized dispatch and utility administrators can see where you are while you are working. Your device must allow location access. Reporting stops automatically when you clock out; off-duty location pings are rejected by the server.

My work orders / my routes: shows only the jobs assigned to you. Mark a route stop complete as you finish it.

Live crew map (dispatch)

Shows currently clocked-in workers whose devices are reporting location, updating roughly every 15 seconds. A worker who has not reported a position recently shows up grayed out ("stale") rather than disappearing, so you know to check the worker's device permission or connectivity.

Auditor view

A read-only screen for financial oversight: every invoice and payment, the full audit log (every action anyone has taken, permanently recorded and tamper-evident), receivables aging (who's behind, and by how much), and payroll runs. Nothing on this screen can be edited — it's built for reviewing, not doing.

Admin dashboard — billing, fleet, payroll, reports

This is the full staff dashboard, mainly for the utility administrator. A few things worth knowing:

• Rate plans (Billing tab, "+ Add rate plan") — this is where water/sewer/trash prices actually get set. Only the utility administrator can do this.
• Billing runs generate draft invoices for a billing period. Review them, then approve — approving is what actually opens the invoices for collection, so double-check totals first.
• Fleet — the town's vehicles: status, odometer, maintenance history.
• Payroll — run payroll from clocked hours (hourly staff) or a fixed amount (salaried staff). Social Security and Medicare are calculated at the real statutory rates; federal and state income tax use percentages your administrator sets under "Payroll tax settings," and are estimates. Use "Report for CPA review" to hand your accountant a period summary. This is not tax software — see below.
• Reports — receivables aging and a customer export.

About payroll and taxes — please read

Getting the CPA report to your accountant

Open Payroll → "Report for CPA review", choose your date range, and pick a format:

• PDF — best for printing, emailing, and keeping a permanent copy. Start here unless you have a reason not to.
• Word (.docx) — if your accountant wants to add notes or paste parts into their own working papers.
• Spreadsheet (.csv) — if they want to sort and total the numbers themselves.

Then choose how to send it:

• Download — saves to your computer, phone, or tablet.
• Email to me — sends it to your own work email in one click. Handy when you're on a phone.
• Email to CPA — type their address and it goes straight to them, with a note explaining that this is review data and not a tax filing.
• Save to Google Drive — only appears if your administrator has connected Google Drive.

Saving a copy to iCloud, OneDrive, or Dropbox

Notes on a customer, and who worked on their account

Open any customer and scroll down. There are two new parts to their file.

Notes on file

This is where you write down anything that isn't a bill or a payment: someone rang about their July statement, someone came to the counter about a leak, someone complained about a missed collection. Pick what kind of contact it was, type what happened, and save.

Every note shows who wrote it and when. Notes are never deleted or edited — if something was written down wrongly, write a new note correcting it. That way the record shows what was believed at the time as well as what turned out to be true, which is what you need if the account is ever disputed.

If a note is too long to save, the system tells you how long it is and saves nothing, rather than quietly cutting the end off.

Who worked on this account

Underneath the notes is a list of everything anyone has done to this account — and to the things that belong to it, like their invoices and their services. It shows when, who, and what.

This is the answer to "who changed the Ortega bill?". You no longer need an administrator to look through the whole town's records to find out.

Staff notes & the staff directory

Staff notes (on the Overview page)

A staff note is for meetings, handovers and decisions: "Monday meeting — shutoff notices go out on the 5th, not the 1st." Write it, choose who the note is about, and it appears on the Overview page where people will actually read it rather than in a folder nobody opens.

A note about three people shows as one note about three people on the Overview, and also appears on each of those people's own records. You see notes about yourself; an administrator sees all of them.

Staff directory

The Staff directory in the sidebar lists everyone with an account for this town, their role, and — in plain words — what that role actually lets them do. If you are not sure who to hand something to, look here.

Administrators also see whether each person has ever signed in and whether they still have a password reset waiting. That is what you use when someone leaves: check who still has an account.

The audit log & your own activity

Your own activity

Everyone can see what has been recorded against their own name. Open My activity and filter by what kind of action or by date. This is the same record an administrator sees about you — there is no separate, hidden version.

The full audit log (administrators and auditors)

The Audit log shows every recorded action in the town, newest first, with who did it. Filter by action or by date range to answer a specific question.

Opening the audit log is itself recorded. That is deliberate: somebody reviewing who looked at what should be able to see who did the reviewing.

"Verify the log has not been altered"

The button at the top of the Audit log checks that the record has not been tampered with. Each entry is sealed to the one before it, so changing or removing an entry breaks the seal. Press it and it tells you one of:

• Intact — nothing has been altered or removed.
• Intact, but no external witness file was found — everything present checks out, but the system could not rule out that the most recent entries were removed. Tell whoever looks after the server.
• A problem, and which kind: an entry was edited, an entry was removed from the middle, or entries were removed from the end.

If it ever reports a problem, that is not something to work around. Tell your administrator and whoever supports the system.

Trash totes

The Trash totes tab tracks the town's carts and where each one is.

Sending one out and getting it back

1. Find the tote by its asset tag and press Deliver, then choose the household.
2. When it comes back, press Collect. That is what stops the charge.

A cart that is already out cannot be sent somewhere else until it is recorded as collected — the system refuses, because otherwise a crew is sent to fetch a cart that is sitting in a different driveway.

Carts kept after service ends

The row turns up flagged when a cart is still at a house whose trash service has ended. Those are billed the town's monthly tote rate until they come back. A cart at a house that still has active trash service is not charged for — that is part of their service.

If a size has no rate set, those carts are not billed and the billing run reports it as an exception, so the gap is visible rather than silent.

Tote rates

An administrator sets the monthly charge per size, under the same tab. Nothing has a price until the town sets one.

Dumpster rentals

One-off rentals of the town's roll-off containers, on the Dumpsters tab.

1. Book a container for a customer and dates. The screen shows the town's price for that size before you commit.
2. Record it delivered when it goes out, and picked up when it comes back.
3. Add any extras — overweight, contamination, a trip the crew made for nothing.
4. Invoice it. The charge is the base price, plus any days beyond the included period, plus extras.

The same container cannot be booked for two overlapping periods. A rental with no return date yet blocks everything after it, because a container that has not come back cannot be promised to anyone.

Prices come from the town's rental rates, set by an administrator on the same tab. You cannot type a price into a booking.

Deposits

A deposit is set by the town, not decided at the counter. An administrator sets the amount under Billing → Deposits, and that is what gets charged.

If no deposit amount has been set, a deposit cannot be taken at all. The system will say so rather than let somebody invent a figure.

Charging a different amount

You can charge something other than the standard — a hardship waiver, or a larger deposit after a bad payment history — but you must write down why. Both figures are kept: what the town's amount was, and what was actually charged, with the reason. If anyone asks later why a household paid more or less than the ordinance says, the answer is on the record.

Automatic offline copies of the town's records

Under Security, an administrator can have the system make a sealed copy of the whole database on a schedule — weekly or monthly — and keep the last few.

How the town gets a copy nobody else can open

The town generates a key pair and keeps the private half. Only the public half is given to the system. The system can then seal a copy every month and cannot open any of them — which is the point, because a backup we could open is a backup an intruder could open too.

Posting cannot be scheduled without that public key, and the key is checked when you paste it, so a bad key fails there and then rather than silently at three in the morning on the first run.

Each copy is listed with its date and size, ready to download onto a disk you keep somewhere else. If the town loses its private key, nobody can recover these copies. Keep it somewhere safe and separate.

There is also a Make one now button. Use it once when you set this up, and check the copy really does open with your private key — better to find out today than in a year.

Sending billing to QuickBooks

The town's billing can be posted into QuickBooks for the accountant, as journal entries: the ledger movement, not every resident's name and address.

The switch

Under Security there is an on/off switch for posting. It starts off. Nothing is sent to QuickBooks until somebody deliberately turns it on, and turning it off always works, immediately, whatever else is set up.

Setting it up

1. Connect QuickBooks.
2. Fill in the account map: which QuickBooks account each kind of money goes to. Accounts receivable and Cash are required; the revenue accounts are per service. The town's own chart of accounts is offered in the list, so nobody has to copy account numbers by hand.
3. Turn the switch on. If something is missing, it tells you exactly what.

Posting

Approved billing runs and days with collected payments appear under Ready to post. Press Post and the entry goes across.

• A draft billing run is never posted — it can still change.
• Nothing can be posted twice. If you press Post again after a timeout, it tells you which entry already holds it.
• If the figures do not add up — for instance a voided invoice — the system refuses and posts nothing, rather than sending a tidy-looking entry for the wrong amount.

Anything already sent is listed under Already posted, with its QuickBooks entry number.

The Admin menu

Everything that changes how the system itself behaves lives under Admin in the left-hand menu, rather than being scattered through the day-to-day screens. Most staff will never open any of it.

• Billing — rate plans, billing runs, invoices, deposits.
• Employees & pay — who works for the town, and what they are paid.
• Payroll — running payroll and the reports for your accountant.
• Backups — taking a copy of the town's records, now or on a schedule.
• Import — bringing customers, trash totes, dumpsters, or ordinances in from a spreadsheet.
• Export — taking the town's data out, in a form other software can read.
• Settings — the town's own details, sign-in options, and the connection to QuickBooks.
• Ordinances — the town's adopted rules, and which of them appear on the public website.
• Text alerts — messages that go out to customers.
• Permissions — what each role is allowed to do.
• Staff directory and Audit log — who works here, and a record of what everyone has done.

If a menu entry is not there when you look, your role does not have it. That is not a fault; ask an administrator.

Roles & permissions

Everyone has one role — the job they do. The role decides what they can open and what they can change.

The roles are: utility administrator, billing clerk, customer service, field reader, auditor, council member, mayor, and accountant.

Changing what a role can do

"Billing clerk" means something different in a town of 250 than in a city of 25,000, so the town can adjust it. Open Admin → Permissions for a grid: every permission down the side, every role across the top, a checkbox where they meet.

Tick a box to grant that role a permission it does not normally have. Untick one to take away a permission it normally would have. Anything you have changed is marked, and there is a Reset beside it to put that one square back to the way it came.

Changes apply immediately and to everybody holding that role. They do not apply to one person — there is no per-person exception, on purpose, because exceptions are what nobody can audit a year later.

Sending text alerts

A text alert goes to every customer at once, so it sits with the administrator by default rather than with the front desk — a message sent to the whole town is not the same kind of act as updating one person's record.

If the town wants somebody else doing it, tick Send text alerts to customers for that role under Admin → Permissions. It is an ordinary permission like any other.

What you cannot switch off

You cannot remove the permission that lets administrators manage permissions. The system refuses, and says so. Otherwise a single wrong click would lock the town out of its own settings with no way back in.

The Scheduler role

Scheduling is different from the others. Approving time off is not usually somebody's whole job — it is something a clerk or an administrator also does. So Scheduler is given in addition to whatever someone already is, rather than instead of it.

Grant it on the Staff directory. A billing clerk who is also the scheduler keeps every billing-clerk permission and gains the scheduling ones.

For that reason Scheduler is not offered in the list of jobs when you add a member of staff. It is not a job on its own.

Employees & pay

Admin → Employees & pay lists everyone who works for the town, with their job title, whether they are hourly or salaried, and their rate.

Only the mayor changes pay

Seeing what someone is paid and changing it are two different things. Administrators can see the figures; only somebody holding the Mayor role can change them. A new employee always starts at no rate — adding somebody cannot set a wage, however the form is filled in.

To change a rate, the mayor presses Change pay and gives:

1. The new rate, and whether it is hourly or salaried.
2. The date it takes effect.
3. A reason. This is required. A pay change with no explanation is exactly the thing a town cannot answer questions about later.

The system keeps the old figure beside the new one, the reason, who made the change, and when. Nothing overwrites the trail; a raise adds to it. An implausible figure — a decimal point in the wrong place turning $18.50 into $1,850 an hour — is refused before payroll can pay it.

Editing anything else about an employee

Job title, hourly or salaried, active or not, and tax withholding are edited from the Payroll screen. That form shows the current pay but cannot change it — the box is read-only, and points you here.

Work schedules & time off

The Scheduling tab is the staff roster: who is working which shift, and who is off.

Shifts

Put somebody on the roster with the day and the hours. A shift that ends before it starts is refused. If somebody has approved time off on that day, the system will not let a shift be booked over it — that is the whole point of recording the time off.

Asking for a day off

1. Open Scheduling and press Request time off.
2. Choose the dates and the kind — holiday, sick, unpaid, or other.
3. Add a note if it helps whoever decides.

The request appears with its status, so you can see where it has got to without asking anyone. Asking twice for days you have already requested is refused, and it tells you which request already covers them.

You can withdraw a request you have not had decided yet. Withdrawing frees those days up again.

Approving

Whoever holds the Scheduler role — plus administrators — sees everyone's requests and can approve or refuse them. Everybody else sees only their own.

A decision is final. Once a request is approved or refused it is not edited afterwards; if something changes, a new request is made. That keeps the record of what was agreed, and when, intact.

If your account has no employee record attached to it, the system says so rather than failing silently — ask an administrator to link them.

Ordinances

The town's adopted rules. Admin → Ordinances holds all of them; the public website shows only the ones the town has chosen to publish.

Writing one down is not publishing it

These are two separate acts, on purpose. Everything you add or import starts unpublished — recorded in the ordinance book, not on the website. Publishing is one deliberate press per ordinance.

That is what stops a half-typed draft, or row 40 of a spreadsheet somebody was still working on, from appearing on the town's public site.

Adding one by hand

Press Add an ordinance and give the number exactly as it was adopted — "2019-04", "Ord. 112", "84-3A", whatever is on the signed copy and in the minutes. It is never reformatted, because that number is what people cite.

The ordinance text is required. An ordinance without its text is a citation, not a public record, and the reason for hosting these at all is so a resident can read what the rule actually says.

Bringing in the whole book from a spreadsheet

Use the importer, on this screen or under Admin → Import — both are the same thing, put in both places because somebody doing a first-time data load works down the Import page, and somebody maintaining the ordinance book expects it here.

Your spreadsheet needs a column for the number, one for the title, and one for the ordinance text. Summary, category, adopted date, effective date, status, and a link to a scanned document are optional.

Press Check the file first. That writes nothing at all — it reads the file and tells you what would happen. Fix anything it reports, then press Import them.

If any row is bad, the whole file is refused. A half-loaded ordinance book is worse than an empty one, because afterwards nobody can tell which rules made it in.

Dates are read only where they are unambiguous. "03/04/2019" could be two different days, so the importer tells you it read it as month/day/year and lets you check before committing.

Putting one on the public website

Press Put on public site on that ordinance's row and confirm. The full text becomes readable by anyone, with no sign-in, at the town's Ordinances page, where residents can search it.

Take off public site reverses it. The ordinance stays in the book; it just stops being published. Both actions are recorded in the audit log as themselves, not as a general edit, because putting a rule in front of the whole town is not the same as fixing a typo in one.

When someone cannot get in

Under Admin, an administrator can help a member of staff who is locked out.

Resetting a password

Find them in the staff list and reset the password. They are given a temporary one and must choose a new password the first time they sign in. Nobody, including us, can read an existing password — it can only be replaced.

When a sign-in code is the problem

Sign-in codes are not handled here. Staff sign in through Auto Secure Login, and if a second step is switched on it belongs to that service, not to this one — so nothing in this application can lift it, and no administrator here can either.

If somebody has lost the phone their codes go to, that has to be sorted out in Auto Secure Login. Resetting the password here will not get them past a code prompt.

Password resets are written to the audit log with who did them, so anyone reviewing later can see that a password was reset, by whom, and when.

Your own profile

My profile, under Help & support, is about your own account. It needs no special permission — everyone has it.

• Your account — your name, email, the town, your role, and any extra roles such as Scheduler.
• What you can do — a plain list of your permissions, as your administrator has set them. This is the page to check when something is missing: if a permission is not listed here, the button will not be there either, and that is a setting rather than a fault.
• Change your password — you need your current one, and the new one must be at least 12 characters. You stay signed in.
• What you have done recently — your own actions. Everyone can see their own; only administrators and auditors see everybody's.

Inicio de sesión y contraseñas

Vaya al sitio web de su pueblo e inicie sesión con el correo electrónico y la contraseña que le dieron. La primera vez que inicie sesión con una contraseña temporal, se le pedirá que elija una nueva.

¿Olvidó su contraseña?

Todavía no puede restablecer su propia contraseña desde la pantalla de inicio de sesión. Pida a su administrador de servicios públicos (o al soporte de Auto Secure Login, si usted es el administrador) que le emita una nueva contraseña temporal.

Portal del secretario: clientes, facturas, órdenes de trabajo

Buscar un cliente

Escriba lo que tenga a mano en el cuadro de búsqueda en la parte superior de la pestaña Clientes. No hace falta el dato completo, ni saber de qué tipo de dato se trata: el mismo cuadro busca en todo.

• Parte de un nombre. «Aber» encuentra a Abernathy. El nombre completo también funciona, en cualquier orden: «Dolores Abernathy» y «Abernathy Dolores» encuentran a la misma persona.
• Parte de un número de teléfono, con la puntuación que sea. Si quien llama le dicta «555-0148», escriba eso. Si en su lista figura como (719) 555-0148 o 7195550148, encontrará a la misma persona: solo se comparan las cifras, así que los guiones y paréntesis nunca importan.
• Parte de una dirección: la calle donde viven, el pueblo o el código postal. Se busca tanto en la dirección del servicio como en la postal.
• Parte del número de cuenta, tal como aparece impreso en la factura.
• Parte de un correo electrónico.
• El número impreso en un carro de basura o en un contenedor. Léalo de la etiqueta y escríbalo: obtendrá el domicilio donde está. También funciona con un carro que ya se ha recogido, que es justo el caso que no se puede resolver mirando el carro: el registro de movimientos recuerda de qué entrada salió. El resultado indica qué carro o contenedor coincidió, para que pueda distinguir una respuesta real de una coincidencia.

Haga clic en el nombre del cliente para abrir su expediente. Ahí están el saldo, las facturas, las notas y el historial de quién trabajó en la cuenta.

Corregir los datos de un cliente

Abra su expediente haciendo clic en el nombre y pulse Editar información. Puede cambiar el nombre, el nombre comercial, el teléfono, el correo, la dirección postal, el idioma preferido, si recibe factura en papel y si la cuenta está activa, inactiva o en cobranza.

Dejar una casilla vacía la borra. Es deliberado: un teléfono que ya no funciona debe poder quitarse, no quedarse ahí para siempre.

Todo cambio queda registrado en la cuenta, de modo que el historial del expediente muestra quién cambió qué y cuándo.

En cualquier otro sitio donde haya que elegir un cliente

Registrar un pago, entregar un carro de basura, reservar un contenedor, agendar una cita: todos usan el mismo cuadro de búsqueda en lugar de una lista larga. Empiece a escribir y luego haga clic en la persona que busca, o pulse la flecha hacia abajo y Entrar. No se puede guardar ninguno de estos formularios sin elegir realmente a alguien de la lista; escribir un nombre que no coincide con nadie no es una selección.

Agregar un cliente nuevo

1. Complete el número de cuenta, el nombre y los datos de contacto.
2. Ingrese la dirección del servicio: el lugar donde realmente se presta el servicio de agua, alcantarillado o basura.
3. Si las facturas deben ir a otro lugar (un apartado postal, un arrendador, un propietario que vive fuera del pueblo), marque «Las facturas van a una dirección postal diferente» y complete esos datos también.
4. Marque las casillas de los servicios que va a contratar (agua, alcantarillado, basura).
5. Haga clic en Agregar cliente.

Entender el saldo de un cliente

Al abrir un cliente, verá una de estas tres cosas en la parte superior:

• «Debe $X»: tiene un saldo pendiente de pago.
• «Crédito disponible: $X»: pagó por adelantado, y esa cantidad se aplicará automáticamente a su próxima factura.
• «Cuenta al día»: no debe nada y no tiene crédito.

Registrar un pago

Para abonar a una factura específica, búsquela en la lista de Facturas del cliente y haga clic en «Registrar pago». Para registrar un pago que no corresponde a una factura —por ejemplo, un cliente que paga por adelantado antes de tener factura— use el botón «Registrar un pago / pago por adelantado» cerca de la parte superior de su expediente.

Ajustar una factura

Haga clic en «Ajustar» junto a cualquier factura. Ingrese un monto en dólares (positivo para agregar un cargo, negativo para emitir un crédito) y un motivo. El motivo es obligatorio y queda en el registro de auditoría permanente, así que sea específico («lectura incorrecta del medidor, corregida el 28/7» es mejor que «arreglo»).

Gráficas de consumo

El expediente de cada cliente ahora muestra una pequeña gráfica circular (su factura más reciente, desglosada en agua, alcantarillado y basura) y una gráfica de barras con su historial de consumo, útil para explicar por qué la factura de este mes salió más alta.

Órdenes de trabajo y rutas

Use la pestaña Órdenes de trabajo para asignar una lectura de medidor, una reparación, una inspección, etc. a un trabajador de campo. Use la pestaña Rutas para agrupar varias paradas en una sola ruta que un trabajador o vehículo seguirá en orden.

Portal del concejo / alcalde

Actas de reuniones: redacte las notas de una reunión, guárdelas como borrador y publíquelas cuando estén listas. Las actas publicadas aparecen automáticamente en el sitio web público del pueblo.

Buscar residente: busque a cualquier residente por nombre, número de cuenta, teléfono o correo electrónico para ver sus datos de contacto, servicios y saldo. Útil para responder la pregunta de un residente durante o después de una reunión.

Blog del pueblo: publique actualizaciones de texto en el sitio público. Las fotos y los videos son una función pagada aparte que Auto Secure Login debe activar primero: si intenta adjuntar una foto y no funciona, esa es la razón.

Portal del trabajador de campo

Registrar entrada y salida: toque el botón en la parte superior antes de empezar a trabajar, y otra vez al terminar. Esto importa por dos razones: es como se pagan sus horas, y es lo que activa el uso compartido de la ubicación.

Ubicación en servicio: al registrar su entrada comienza automáticamente el reporte de ubicación para que el despacho autorizado y los administradores de servicios públicos puedan ver dónde está mientras trabaja. Su dispositivo debe permitir el acceso a la ubicación. El reporte se detiene automáticamente al registrar su salida; el servidor rechaza los reportes de ubicación fuera de servicio.

Mis órdenes de trabajo / mis rutas: muestra solo los trabajos asignados a usted. Marque cada parada de la ruta como completada a medida que la termine.

Mapa de cuadrillas en vivo (despacho)

Muestra a los trabajadores con entrada registrada cuyos dispositivos están reportando su ubicación, actualizándose aproximadamente cada 15 segundos. Un trabajador que no ha reportado su posición recientemente aparece atenuado («sin actualizar») en lugar de desaparecer, para que usted sepa que debe revisar el permiso o la conexión del dispositivo de esa persona.

Vista del auditor

Una pantalla de solo lectura para la supervisión financiera: cada factura y cada pago, el registro de auditoría completo (cada acción que cualquiera ha realizado, guardada de forma permanente y a prueba de alteraciones), la antigüedad de las cuentas por cobrar (quién está atrasado y por cuánto) y los procesos de nómina. Nada en esta pantalla se puede editar: está hecha para revisar, no para hacer cambios.

Panel de administración: facturación, flota, nómina, informes

Este es el panel completo del personal, principalmente para el administrador de servicios públicos. Algunas cosas que conviene saber:

• Planes de tarifas (pestaña Facturación, «+ Agregar plan de tarifas»): aquí es donde se fijan realmente los precios de agua, alcantarillado y basura. Solo el administrador de servicios públicos puede hacerlo.
• Los procesos de facturación generan facturas en borrador para un período. Revíselas y luego apruébelas: la aprobación es lo que realmente abre las facturas para su cobro, así que verifique bien los totales primero.
• Flota: los vehículos del pueblo, su estado, kilometraje e historial de mantenimiento.
• Nómina: procese la nómina a partir de las horas registradas (personal por hora) o de un monto fijo (personal asalariado). El Seguro Social y Medicare se calculan con las tasas oficiales establecidas por ley; el impuesto federal y estatal sobre la renta usa porcentajes que fija su administrador en «Configuración de impuestos de nómina» y son estimaciones. Use «Informe para revisión del contador» para entregar a su contador un resumen del período. Esto no es software de impuestos; vea abajo.
• Informes: antigüedad de cuentas por cobrar y exportación de clientes.

Sobre la nómina y los impuestos: por favor lea

Enviar el informe del contador a su contador

Abra Nómina → «Informe para revisión del contador», elija el rango de fechas y seleccione un formato:

• PDF: el mejor para imprimir, enviar por correo y conservar una copia permanente. Empiece aquí salvo que tenga una razón para no hacerlo.
• Word (.docx): si su contador quiere agregar notas o copiar partes a sus propios documentos de trabajo.
• Hoja de cálculo (.csv): si prefiere ordenar y sumar los números por su cuenta.

Luego elija cómo enviarlo:

• Descargar: lo guarda en su computadora, teléfono o tableta.
• Enviármelo por correo: lo envía a su propio correo de trabajo con un clic. Práctico cuando está en el teléfono.
• Enviar al contador: escriba su dirección y le llega directamente, con una nota que explica que se trata de datos para revisión y no de una declaración de impuestos.
• Guardar en Google Drive: solo aparece si su administrador conectó Google Drive.

Guardar una copia en iCloud, OneDrive o Dropbox

Notas de un cliente y quién trabajó en su cuenta

Abra cualquier cliente y baje en la página. Su expediente tiene dos partes nuevas.

Notas en el expediente

Aquí se escribe todo lo que no es una factura ni un pago: alguien llamó por su recibo de julio, alguien vino a la oficina por una fuga, alguien se quejó de una recolección perdida. Elija el tipo de contacto, escriba lo que pasó y guarde.

Cada nota muestra quién la escribió y cuándo. Las notas nunca se borran ni se editan: si algo quedó mal escrito, escriba una nota nueva que lo corrija. Así el expediente muestra lo que se creía en su momento y también lo que resultó ser cierto, que es lo que hace falta si la cuenta se disputa.

Si una nota es demasiado larga para guardarse, el sistema le dice cuánto mide y no guarda nada, en lugar de cortarle el final sin avisar.

Quién trabajó en esta cuenta

Debajo de las notas hay una lista de todo lo que se ha hecho en esta cuenta — y en lo que le pertenece, como sus facturas y sus servicios. Muestra cuándo, quién y qué.

Es la respuesta a «¿quién cambió la factura de los Ortega?». Ya no hace falta que un administrador revise los registros de todo el pueblo para averiguarlo.

Notas del personal y directorio

Notas del personal (en la página de Resumen)

Una nota del personal sirve para reuniones, traspasos y decisiones: «Reunión del lunes: los avisos de corte salen el día 5, no el 1». Escríbala, elija sobre quién es, y aparece en el Resumen, donde la gente la va a leer, en lugar de en una carpeta que nadie abre.

Una nota sobre tres personas aparece como una sola nota sobre tres personas en el Resumen, y también en el expediente de cada una. Usted ve las notas sobre usted; un administrador las ve todas.

Directorio del personal

El Directorio del personal, en el menú lateral, lista a todas las personas con cuenta en este pueblo, su función y, en palabras claras, lo que esa función le permite hacer. Si no sabe a quién pasarle algo, mírelo aquí.

Los administradores ven además si cada persona ha iniciado sesión alguna vez y si tiene un cambio de contraseña pendiente. Eso es lo que se usa cuando alguien se va: revisar quién conserva una cuenta.

Registro de auditoría y su propia actividad

Su propia actividad

Cualquier persona puede ver lo que se ha registrado a su nombre. Abra Mi actividad y filtre por tipo de acción o por fecha. Es el mismo registro que ve un administrador sobre usted: no hay una versión distinta ni oculta.

El registro completo (administradores y auditores)

El Registro de auditoría muestra toda acción registrada en el pueblo, la más reciente primero, con quién la hizo. Filtre por acción o por rango de fechas para responder una pregunta concreta.

Abrir el registro también queda registrado. Es a propósito: quien revise quién miró qué debe poder ver también quién hizo la revisión.

«Verificar que el registro no fue alterado»

El botón de arriba comprueba que nadie haya manipulado el registro. Cada entrada va sellada a la anterior, así que cambiar o quitar una rompe el sello. Al pulsarlo le dirá una de estas cosas:

• Íntegro: no se ha alterado ni eliminado nada.
• Íntegro, pero no se encontró el archivo testigo externo: todo lo presente cuadra, pero no se pudo descartar que se hayan quitado las entradas más recientes. Avísele a quien administra el servidor.
• Un problema, y de qué tipo: se editó una entrada, se quitó una del medio, o se quitaron entradas del final.

Si alguna vez informa de un problema, no es algo que se deba rodear. Avísele a su administrador y a quien da soporte al sistema.

Contenedores de basura

La pestaña Contenedores de basura lleva el control de los carros del pueblo y de dónde está cada uno.

Entregarlo y recogerlo

1. Busque el carro por su etiqueta y pulse Entregar; luego elija el domicilio.
2. Cuando vuelva, pulse Recoger. Eso es lo que detiene el cobro.

Un carro que ya está fuera no puede enviarse a otro sitio hasta que se registre como recogido: el sistema lo rechaza, porque si no se manda una cuadrilla a buscar un carro que está en otra entrada.

Carros retenidos tras el fin del servicio

La fila aparece marcada cuando un carro sigue en una casa cuyo servicio de basura terminó. A esos se les cobra la tarifa mensual del pueblo hasta que vuelvan. A un carro en una casa que sí tiene servicio activo no se le cobra aparte: forma parte de su servicio.

Si un tamaño no tiene tarifa fijada, esos carros no se facturan y el ciclo de facturación lo informa como excepción, para que el hueco se vea en vez de pasar en silencio.

Tarifas de carros

Un administrador fija el cargo mensual por tamaño, en la misma pestaña. Nada tiene precio hasta que el pueblo lo fija.

Alquiler de contenedores grandes

Alquileres puntuales de los contenedores del pueblo, en la pestaña Contenedores.

1. Reserve un contenedor para un cliente y unas fechas. La pantalla muestra el precio del pueblo para ese tamaño antes de confirmar.
2. Registre la entrega cuando sale y la recogida cuando vuelve.
3. Añada los extras: exceso de peso, contaminación, un viaje en balde.
4. Factúrelo. El cargo es el precio base, más los días que pasen del periodo incluido, más los extras.

El mismo contenedor no puede reservarse para dos periodos que se solapen. Un alquiler sin fecha de devolución bloquea todo lo posterior, porque un contenedor que no ha vuelto no se le puede prometer a nadie.

Los precios salen de las tarifas de alquiler del pueblo, fijadas por un administrador en la misma pestaña. No se puede escribir un precio en una reserva.

Depósitos

El depósito lo fija el pueblo, no se decide en la ventanilla. Un administrador fija el importe en Facturación → Depósitos, y eso es lo que se cobra.

Si no se ha fijado ningún depósito, no se puede cobrar ninguno. El sistema lo dirá en vez de permitir que alguien invente una cifra.

Cobrar un importe distinto

Se puede cobrar algo distinto de lo normal — una exención por dificultad económica, o un depósito mayor tras un mal historial de pago — pero hay que escribir por qué. Se guardan las dos cifras: cuál era el importe del pueblo y cuál se cobró en realidad, con el motivo. Si más adelante alguien pregunta por qué un domicilio pagó más o menos de lo que dice la ordenanza, la respuesta está en el expediente.

Copias automáticas fuera de línea

En Seguridad, un administrador puede hacer que el sistema cree una copia sellada de toda la base de datos según un calendario — semanal o mensual — y conserve las últimas.

Cómo obtiene el pueblo una copia que nadie más puede abrir

El pueblo genera un par de claves y se queda con la privada. Al sistema solo se le da la pública. Así el sistema puede sellar una copia cada mes y no puede abrir ninguna, que es justamente el objetivo: una copia de seguridad que nosotros pudiéramos abrir también podría abrirla un intruso.

No se puede programar sin esa clave pública, y la clave se comprueba al pegarla, de modo que una clave mala falla en ese momento y no en silencio a las tres de la mañana en la primera copia.

Cada copia aparece con su fecha y tamaño, lista para descargarse a un disco que usted guarde en otro sitio. Si el pueblo pierde su clave privada, nadie puede recuperar estas copias. Guárdela en un lugar seguro y aparte.

También hay un botón Hacer una ahora. Úselo una vez al configurarlo y compruebe que la copia realmente se abre con su clave privada: mejor saberlo hoy que dentro de un año.

Envío de la facturación a QuickBooks

La facturación del pueblo puede enviarse a QuickBooks para el contador, como asientos contables: el movimiento del libro mayor, no el nombre y la dirección de cada residente.

El interruptor

En Seguridad hay un interruptor para activar o desactivar el envío. Empieza desactivado. No se envía nada a QuickBooks hasta que alguien lo activa a propósito, y desactivarlo siempre funciona, de inmediato, esté como esté el resto.

Configuración

1. Conecte QuickBooks.
2. Complete el mapa de cuentas: a qué cuenta de QuickBooks va cada tipo de dinero. Cuentas por cobrar y Efectivo son obligatorias; las cuentas de ingresos son por servicio. El plan de cuentas del propio pueblo se ofrece en la lista, para que nadie copie números a mano.
3. Active el interruptor. Si falta algo, le dirá exactamente qué.

Enviar

Los ciclos de facturación aprobados y los días con pagos cobrados aparecen en Listo para enviar. Pulse Enviar y el asiento se crea.

• Un ciclo en borrador nunca se envía: todavía puede cambiar.
• Nada puede enviarse dos veces. Si vuelve a pulsar Enviar tras un tiempo de espera, le dirá qué asiento ya lo contiene.
• Si las cifras no cuadran — por ejemplo por una factura anulada — el sistema lo rechaza y no envía nada, en lugar de mandar un asiento de aspecto correcto por el importe equivocado.

Lo ya enviado aparece en Ya enviado, con su número de asiento de QuickBooks.

El menú de Administración

Todo lo que cambia el funcionamiento del sistema está bajo Administración en el menú de la izquierda, en vez de estar repartido por las pantallas del día a día. La mayoría del personal no abrirá nunca ninguna de estas opciones.

• Facturación: planes tarifarios, ciclos de facturación, facturas y depósitos.
• Empleados y sueldos: quién trabaja para el pueblo y cuánto se le paga.
• Nómina: ejecutar la nómina y los informes para su contador.
• Copias de seguridad: sacar una copia de los registros del pueblo, ahora o de forma programada.
• Importar: traer clientes, carros de basura, contenedores u ordenanzas desde una hoja de cálculo.
• Exportar: sacar los datos del pueblo en un formato que otros programas puedan leer.
• Configuración: los datos del pueblo, las opciones de inicio de sesión y la conexión con QuickBooks.
• Ordenanzas: las normas adoptadas por el pueblo y cuáles aparecen en el sitio público.
• Alertas de texto: mensajes que se envían a los clientes.
• Permisos: lo que cada rol tiene permitido hacer.
• Directorio de personal y Registro de auditoría: quién trabaja aquí y un registro de lo que ha hecho cada persona.

Si una opción del menú no aparece, su rol no la tiene. No es un fallo; pregunte a un administrador.

Roles y permisos

Cada persona tiene un rol: el trabajo que desempeña. El rol decide qué puede abrir y qué puede cambiar.

Los roles son: administrador de servicios, auxiliar de facturación, atención al cliente, lector de medidores, auditor, miembro del concejo, alcalde y contador.

Cambiar lo que puede hacer un rol

«Auxiliar de facturación» significa algo distinto en un pueblo de 250 habitantes que en una ciudad de 25.000, así que el pueblo puede ajustarlo. Abra Administración → Permisos y verá una cuadrícula: cada permiso a un lado, cada rol arriba y una casilla donde se cruzan.

Marque una casilla para conceder a ese rol un permiso que normalmente no tiene. Desmárquela para quitarle uno que normalmente sí tendría. Todo lo que usted haya cambiado queda señalado, y al lado hay un botón Restablecer para devolver esa casilla a como vino.

Los cambios se aplican de inmediato y a todas las personas con ese rol. No se aplican a una sola persona: no hay excepciones individuales, a propósito, porque las excepciones son justamente lo que nadie puede auditar un año después.

Enviar alertas de texto

Una alerta de texto llega a todos los clientes a la vez, así que corresponde al administrador de forma predeterminada y no al mostrador: un mensaje enviado a todo el pueblo no es el mismo tipo de acto que actualizar el expediente de una persona.

Si el pueblo quiere que lo haga otra persona, marque Enviar alertas de texto a los clientes para ese rol en Administración → Permisos. Es un permiso corriente como cualquier otro.

Lo que no se puede desactivar

No se puede quitar el permiso que permite a los administradores gestionar permisos. El sistema lo rechaza y lo explica. De lo contrario, un solo clic equivocado dejaría al pueblo fuera de su propia configuración sin manera de volver a entrar.

El rol de Programador

La programación de horarios es distinta. Aprobar días libres no suele ser el trabajo completo de nadie: es algo que también hace un auxiliar o un administrador. Por eso Programador se concede además de lo que la persona ya es, no en lugar de ello.

Se concede en el Directorio de personal. Un auxiliar de facturación que además es programador conserva todos sus permisos y gana los de programación.

Por eso Programador no aparece en la lista de puestos al dar de alta a un miembro del personal. No es un puesto por sí solo.

Empleados y sueldos

Administración → Empleados y sueldos muestra a todas las personas que trabajan para el pueblo, con su puesto, si cobran por hora o por salario, y su tarifa.

Solo el alcalde cambia los sueldos

Ver cuánto cobra alguien y cambiarlo son dos cosas distintas. Los administradores pueden ver las cifras; solo quien tiene el rol de Alcalde puede cambiarlas. Un empleado nuevo empieza siempre sin tarifa: dar de alta a alguien no puede fijar un sueldo, se rellene como se rellene el formulario.

Para cambiar una tarifa, el alcalde pulsa Cambiar el sueldo e indica:

1. La nueva tarifa y si es por hora o salarial.
2. La fecha en que entra en vigor.
3. Un motivo. Es obligatorio. Un cambio de sueldo sin explicación es justo aquello sobre lo que un pueblo no puede responder preguntas más adelante.

El sistema guarda la cifra anterior junto a la nueva, el motivo, quién hizo el cambio y cuándo. Nada sobrescribe el rastro; un aumento se añade a él. Una cifra inverosímil — una coma mal puesta que convierte 18,50 $ en 1.850 $ por hora — se rechaza antes de que la nómina la pague.

Editar cualquier otro dato de un empleado

El puesto, si cobra por hora o por salario, si está activo y las retenciones fiscales se editan desde la pantalla de Nómina. Ese formulario muestra el sueldo actual pero no puede cambiarlo: la casilla es de solo lectura y le remite aquí.

Horarios de trabajo y días libres

La pestaña Programación es el cuadrante del personal: quién trabaja en cada turno y quién está libre.

Turnos

Ponga a alguien en el cuadrante con el día y las horas. Un turno que termina antes de empezar se rechaza. Si esa persona tiene días libres aprobados ese día, el sistema no permite asignarle un turno encima: para eso sirve registrar los días libres.

Pedir un día libre

1. Abra Programación y pulse Solicitar días libres.
2. Elija las fechas y el tipo: vacaciones, enfermedad, sin sueldo u otro.
3. Añada una nota si le sirve de algo a quien decide.

La solicitud aparece con su estado, así que usted puede ver en qué punto está sin preguntarle a nadie. Pedir dos veces los mismos días se rechaza, e indica qué solicitud ya los cubre.

Puede retirar una solicitud que aún no se haya decidido. Al retirarla, esos días vuelven a quedar libres.

Aprobar

Quien tiene el rol de Programador — además de los administradores — ve las solicitudes de todo el personal y puede aprobarlas o rechazarlas. Las demás personas solo ven las suyas.

La decisión es definitiva. Una vez aprobada o rechazada, la solicitud no se edita después; si algo cambia, se hace una solicitud nueva. Así queda intacto el registro de lo que se acordó y cuándo.

Si su cuenta no tiene un registro de empleado asociado, el sistema se lo dice en vez de fallar en silencio: pida a un administrador que los vincule.

Ordenanzas

Las normas adoptadas por el pueblo. Administración → Ordenanzas las contiene todas; el sitio público muestra solo las que el pueblo ha decidido publicar.

Registrar una ordenanza no es publicarla

Son dos actos distintos, a propósito. Todo lo que usted añada o importe empieza sin publicar: queda en el libro de ordenanzas, no en el sitio web. Publicar es una pulsación deliberada por cada ordenanza.

Eso es lo que impide que un borrador a medio escribir, o la fila 40 de una hoja de cálculo en la que alguien seguía trabajando, aparezca en el sitio público del pueblo.

Añadir una a mano

Pulse Añadir una ordenanza e indique el número exactamente como se adoptó: «2019-04», «Ord. 112», «84-3A», lo que figure en la copia firmada y en las actas. Nunca se reformatea, porque ese número es el que la gente cita.

El texto de la ordenanza es obligatorio. Una ordenanza sin su texto es una cita, no un registro público, y la razón de alojarlas es precisamente que un residente pueda leer lo que dice la norma.

Traer el libro entero desde una hoja de cálculo

Use el importador, en esta pantalla o en Administración → Importar: son el mismo, puesto en los dos sitios porque quien hace una carga inicial de datos va bajando por la página de Importar, y quien mantiene el libro de ordenanzas lo espera aquí.

Su hoja de cálculo necesita una columna con el número, otra con el título y otra con el texto de la ordenanza. El resumen, la categoría, la fecha de adopción, la fecha de vigencia, el estado y un enlace al documento escaneado son opcionales.

Pulse primero Comprobar el archivo. Eso no escribe absolutamente nada: lee el archivo y le dice qué pasaría. Corrija lo que le señale y luego pulse Importarlas.

Si alguna fila está mal, se rechaza el archivo entero. Un libro de ordenanzas cargado a medias es peor que uno vacío, porque después nadie puede saber qué normas entraron.

Las fechas solo se interpretan cuando no son ambiguas. «03/04/2019» podría ser dos días distintos, así que el importador le avisa de que lo ha leído como mes/día/año y le deja comprobarlo antes de confirmar.

Publicar una en el sitio público

Pulse Publicar en el sitio en la fila de esa ordenanza y confirme. El texto completo queda legible para cualquiera, sin iniciar sesión, en la página de Ordenanzas del pueblo, donde los residentes pueden buscarlo.

Quitar del sitio lo revierte. La ordenanza sigue en el libro; simplemente deja de estar publicada. Ambas acciones se registran en el registro de auditoría como lo que son, no como una edición general, porque poner una norma delante de todo el pueblo no es lo mismo que corregirle una errata.

Cuando alguien no puede entrar

En Administración, un administrador puede ayudar a un miembro del personal que se ha quedado fuera.

Restablecer una contraseña

Búsquelo en la lista de personal y restablezca la contraseña. Se le entrega una temporal y deberá elegir una nueva la primera vez que inicie sesión. Nadie, tampoco nosotros, puede leer una contraseña existente: solo se puede sustituir.

Cuando el problema es un código de acceso

Los códigos de acceso no se gestionan aquí. El personal inicia sesión a través de Auto Secure Login, y si hay un segundo paso activado pertenece a ese servicio, no a este: nada en esta aplicación puede levantarlo, ni ningún administrador de aquí tampoco.

Si alguien ha perdido el teléfono al que llegan sus códigos, eso hay que resolverlo en Auto Secure Login. Restablecer la contraseña aquí no le permitirá pasar la solicitud de código.

Los restablecimientos de contraseña se escriben en el registro de auditoría junto con quién los hizo, de modo que cualquiera que lo revise después puede ver que se restableció una contraseña, por quién y cuándo.

Su propio perfil

Mi perfil, en Ayuda y soporte, trata de su propia cuenta. No requiere ningún permiso especial: lo tiene todo el mundo.

• Su cuenta: su nombre, su correo, el pueblo, su rol y cualquier rol adicional como Programador.
• Lo que usted puede hacer: una lista sencilla de sus permisos, tal como los ha configurado su administrador. Esta es la página que hay que mirar cuando falta algo: si un permiso no aparece aquí, el botón tampoco estará, y eso es una configuración y no un fallo.
• Cambiar su contraseña: necesita la actual, y la nueva debe tener al menos 12 caracteres. Su sesión sigue abierta.
• Lo que usted ha hecho recientemente: sus propias acciones. Cada persona puede ver las suyas; solo los administradores y auditores ven las de todos.